Sharepoint online

Aquí es donde entra el Sharepoint, siendo una herramienta desarrollada por Microsoft desde el 2001 (recibiendo actualizaciones cada cierto tiempo), la cual les permite a las empresas gestionar información desde varios dispositivos. Esto gracias a que se elaboran páginas web en las cuales solo tendrán acceso las personas que trabajen en la organización, fungiendo como un instrumento de colaboración perfecto ya que funciona por medio de la Intranet (red informática similar a la Internet pero de carácter privado, ingresando a ella por medio de un usuario y contraseña).

Esta plataforma de colaboración le permite a tu personal desempeñarse con mayor eficiencia gracias a que pueden trabajar desde plataformas centradas en su departamento (compartiendo avisos, documentos, tareas, etc.), evitando la desorganización y la confusión generada al entrar en contacto con un mar inmenso de datos. Haciendo que los procesos internos se vean favorecidos tanto por la automatización como por la privacidad.  

La dificultad para dominar dicha plataforma dependerá de las necesidades requeridas por parte de tu compañía y tampoco se trata del único sistema capaz de gestionar documentos, de tal forma que comprensiblemente pueden existir dudas sobre si es que Sharepoint es la opción correcta llegando el momento de administrar los contenidos. Debido a esto en MGTI queremos comentarte algunas razones por las cuales a tomar en cuenta el software de la empresa fundada por Paul Allen y Bill Gates.  

  • Elección de versiones:

Trabajar en equipo es una de las claves para desarrollar una labor exitosa, dejando abierta la puerta a que todos los participantes tengan acceso al documento y efectúen cambios. No obstante, hay veces que esas modificaciones pueden ser erróneas (a todos nos ha pasado alguna vez), afortunadamente Sharepoint te deja ver el número de cambios realizados (también quien los realizó) al mismo tiempo que restauras una versión previa.

  • Seguridad:

De ser necesario, puedes crear límites de acceso tanto a documentos como a carpetas, evidentemente la confianza en tus empleados es algo primordial pero eso no significa que toda la información la van a tener a su disposición (es mejor prevenir que lamentar). Igualmente se reduce la posibilidad de perder documentos a comparación de tenerlos en un formato físico.

  • Organización de documentos:

Cada persona se organiza de distinta forma, lo cual no es malo en si pero recuerda que son muchos trabajando en conjunto y esto puede traer malentendidos. Los gestores de documentos reducen la probabilidad de experimentar dicho fenómeno, todo se encuentra almacenado en un sitio en específico, a la vista de todos, dividido en carpetas para encontrar la información necesaria justo en el tiempo requerido.

  • Uso de la nube:

Todos los paquetes de Microsoft 365 (catálogo de aplicaciones recomendadas para las empresas), incluyen Sharepoint y un Terabyte de almacenamiento en la nube para cada persona. El espacio de almacenamiento es muy bueno, sin embargo, pasado cierto tiempo se deben eliminar los archivos que ya no sean útiles, evitando que ocupen espacio innecesario.  

  • Viabilidad con los dispositivos móviles:

En la actualidad el uso de teléfonos celulares y tabletas electrónicas se ha incrementado exponencialmente, siendo más utilizados que las propias computadoras. Sharepoint se convierte en una gran ventaja al tener una aplicación lista para instalarse en celulares, permitiéndote el acceso en cualquier lugar (mientras haya una conexión a Internet).  

  • Facilidad de productividad:

Retomando los paquetes de Microsoft 365, estos incluyen programas de gran utilidad para el trabajo de día a día. Outlook, Word, Power Point, Excel, Publisher y Access (estas últimas dos en determinados paquetes) hacen acto de presencia, por lo cual solo debes preocuparte en solo un gasto económico, contrario a contratar otro gestor de documentos ya que aparte tendrías que pagar por los softwares de Microsoft.  

  • Compatibilidad:

Formando parte de la familia Microsoft, Sharepoint puede ser compatible en prácticamente todas las computadoras, incluidas las Mac. Abre las puertas a colaborar con otras empresas, ya que estos pueden compartir información directamente sin la necesidad de volver a generar los documentos, simplemente es pasarlos de un lado a otro.  

Tal y como pudiste ver con anterioridad, son muchos los beneficios que le puede brindar Sharepoint a tu compañía en caso de decidirte por migrar a dicha plataforma, ya que no tiene problema alguno en adaptarse a cualquier tipo de empresa. En MGTI esperamos que este software cumpla con todas tus expectativas, siéndote de ayuda en el crecimiento y expansión de tu proyecto.