Al utilizar Sharepoint siendo una herramienta desarrollada por Microsoft desde el 2001, les permite a las empresas gestionar información desde varios dispositivos.
Gracias a que se elaboran páginas web en las cuales solo tendrán acceso las personas que trabajen en la organización.
Funciona como un instrumento de colaboración perfecto ya que trabaja por medio de la Intranet (red informática similar a la Internet pero de carácter privado, ingresando a ella por medio de un usuario y contraseña).
Esta plataforma de colaboración le permite a tu personal desempeñarse con mayor eficiencia gracias a que pueden trabajar desde plataformas centradas en su departamento.
Al utilizar Sharepoint evitas la desorganización y la confusión generada al entrar en contacto con un mar inmenso de datos. Haciendo que los procesos internos se vean favorecidos tanto por la automatización como por la privacidad.
La dificultad para dominar dicha plataforma dependerá de las necesidades requeridas por parte de tu compañía.
Tampoco se trata del único sistema capaz de gestionar documentos, de tal forma que es comprensible que puedan existir dudas sobre si es que utilizar Sharepoint es la opción correcta llegando el momento de administrar los contenidos.
Debido a esto en MGTI queremos comentarte algunas razones para tomar en cuenta el software de la empresa fundada por Paul Allen y Bill Gates.
Elección de versiones:
Trabajar en equipo es una de las claves para desarrollar una labor exitosa, dejando abierta la puerta a que todos los participantes tengan acceso al documento y efectúen cambios.
No obstante, hay veces que esas modificaciones pueden ser erróneas (a todos nos ha pasado alguna vez), afortunadamente al utilizar Sharepoint te deja ver el número de cambios realizados (también quien los realizó) al mismo tiempo que restauras una versión previa.
Seguridad con Sharepoint:
De ser necesario, puedes crear límites de acceso tanto a documentos como a carpetas.
Evidentemente la confianza en tus empleados es algo primordial pero eso no significa que toda la información la van a tener a su disposición (es mejor prevenir que lamentar).
Igualmente al utilizar Sharepoint se reduce la posibilidad de perder documentos a comparación de tenerlos en un formato físico.
Organización de documentos:
Cada persona se organiza de distinta forma, lo cual no es malo en si pero recuerda que son muchos trabajando en conjunto y esto puede traer malentendidos.
Al utilizar Sharepoint los gestores de documentos reducen la probabilidad de experimentar dicho fenómeno todo se encuentra almacenado en un sitio en específico, a la vista de todos, dividido en carpetas para encontrar la información necesaria justo en el tiempo requerido.
Utilizar la nube de Sharepoint (importancia de la nube):
Todos los paquetes de Microsoft 365, incluyen Sharepoint y un Terabyte de almacenamiento en la nube para cada persona.
El espacio de almacenamiento es muy bueno, sin embargo al utilizar Sharepoint pasado cierto tiempo se deben eliminar los archivos que ya no sean útiles, evitando que ocupen espacio innecesario.
Viabilidad con los dispositivos móviles:
En la actualidad el uso de teléfonos celulares y tabletas electrónicas se ha incrementado exponencialmente, siendo más utilizados que las propias computadoras.
Utilizar Sharepoint se convierte en una gran ventaja al tener una aplicación lista para instalarse en celulares, permitiéndote el acceso en cualquier lugar teniendo Internet.
Facilidad de productividad con Sharepoint:
Retomando los paquetes de Microsoft 365, al utilizar Sharepoint estos incluyen programas de gran utilidad para el trabajo de día a día.
Outlook, Word, Power Point, Excel, Publisher y Access (estas últimas dos en determinados paquetes) hacen acto de presencia, por lo cual solo debes preocuparte en solo un gasto económico, contrario a contratar otro gestor de documentos ya que aparte tendrías que pagar por los softwares de Microsoft.
Compatibilidad Sharepoint:
Formando parte de la familia Microsoft, utilizar Sharepoint puede ser compatible en prácticamente todas las computadoras, incluidas las Mac.
Abre las puertas a colaborar con otras empresas, estos pueden compartir información directamente sin la necesidad de volver a generar los documentos, simplemente es pasarlos de un lado a otro.
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Tal y como pudiste ver con anterioridad, son muchos los beneficios que te puede brindar Sharepoint a tu compañía.
En caso de decidirte por migrar a dicha plataforma, ya que no tiene problema alguno en adaptarse a cualquier tipo de empresa.
En MGTI esperamos que este software cumpla con todas tus expectativas, siéndote de ayuda en el crecimiento y expansión de tu proyecto.